Номенклатура справ загальноосвітнього навчального закладу

Відповідно до пункту 5.1 Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, за­твердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 28.08.2013 № 1239 (далі — Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах), номенклатура справ — це обов'язковий для кожного загальноосвітнього навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються, із зазначенням стро­ків зберігання справ.

Номенклатура справ призначена для:

•    створення єдиної системи формування справ;

•    забезпечення належного обліку документів і справ;

•    забезпечення оперативного пошуку документів за їх зміс­том і видом;

•    визначення строків зберігання справ;

•    оптимізації процесу відбору документів, що мають бути вне­сені до складу Національного архівного фонду України (НАФ).

Види номенклатур справ

Відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів дер­жавної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і орга­нізацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (ідалі — Правила), розрізняють такі три види но­менклатур справ, як:

•    типова;

•    примірна;

•    індивідуальна.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом.

Типову номенклатуру справ для певної галузі розробляє мініс­терство чи інший центральний орган виконавчої влади за погоджен­ням із Центральною експертно-перевірною комісією Державної ар­хівної служби України.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, навчальних закладів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний харак­тер. Примірні номенклатури справ можуть розробляти як централь­ні, так і місцеві органи виконавчої влади. Примірну номенклатуру справ обов'язково має погодити місцева експертна комісія відповід­ного державного архіву та затвердити керівник органу, що розробив примірну номенклатуру справ.

Незалежно від того, затверджені типова або примірна номенкла­тури справ чи ні, кожна установа, зокрема й загальноосвітній навчаль­ний заклад, повинна мати індивідуальну номенклатуру справ (ІНС).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Згідно з пунктом 2.4 Правил одним з основних завдань архівного підрозділу органів державної влади чи місце­вого самоврядування є участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності фор­мування документів у справи затвердженій номенклатурі. Отже, до розроблення ІНС загальноосвітнього навчального закладу можна залучати фахівців архівної справи.

Розроблення індивідуальної номенклатури справ

ІНС нашого навчального закладу ми склали за функціональ­ним принципом побудови, тобто за напрямами діяльності праців­ників, визначеними їхніми посадовими обов'язками.

Для належної організації роботи з розроблення ІНС призначи­ли осіб, відповідальних за розроблення номенклатур справ за кон­кретним напрямом діяльності працівників (далі — відповідальні особи, див. Додаток). Ураховуючи те, хто відповідає за розроблення номенклатури справ за конкретними напрямами діяльності праців­ників, та місце зберігання документів у навчальному закладі, в ІНС ми визначили такі розділи, як:

•    Управлінська діяльність;

•     Науково-методична діяльність;

•     Виховна діяльність;

•     Початкова школа;

•    Основна та старша школа;

•     Шкільна бібліотека;

•     Психологічна служба;

•     Медична служба;

•    Адміністративно-господарська служба.

Зведення номенклатур справ за конкретними напрямами діяль­ності працівників у нашому ліцеї здійснює секретар, який є відпові­дальним за організацію діловодства у навчальному закладі. Він складає зведену номенклатуру справ (ЗНС), яку затверджує директор ліцею.